Uncategorized

Tempat Menyimpan Surat yang Aman

Tempat-menyimpan-surat

Pada kesempatan kali ini saya akan sedikit menjelaskan mengenai beberapa tempat menyimpan surat. Pengelolaan penyimpanan surat kearsipan haruslah disimpan pada tempat yang aman dan membutuhkan ruangan yang besar.

Selain tempat, kamu juga wajib mempunyai peralatan yang dapat digunakan untuk tempat penyimpanan arsip. Alasan utamanya kenapa surat harus disimpan ditempat yang semestinya aman dan tidak akan terjadinya kerusakan pada surat  adalah orang-orang seringkali tidak cermat dalam menyimpan surat, sehingga hilang atau rusak karena salah tempat penyimpanan.

Surat penting rawan rusak karena terbuat dari material kertas, sehingga kamu harus berhati-hati untuk mencegah surat tersebut robek, dimakan rayap, ataupun basah.

Pasalnya, untuk membuat kembali surat penting yang hilang atau rusak biasanya tidak mudah. Dibutuhkan banyak persyaratan, waktu yang tidak sebentar, dan pastinya ada biaya administrasi yang harus kamu keluarkan.

Berikut beberapa tempat menyimpan surat agar dalam proses pencarian surat tidak terlalu susah :

1.     Guide

Guide berbahan kertas tebal dan yang diletakkan di dalam cabinet. Guide kerap digunakan sebagai pembatas antar surat yang memiliki tab menonjol agar menjadi sekat dan penunjuk untuk mencari surat.

Guide memudahkan para pengguna cabinet untuk menemukan lebih cepat surat yang ingin dicari karena setiap tab yang ada menunjukkan spesifikasi surat yang tersekat agar tidak berantakan saat surat disatukan.

2.     Folder

Folder berupa kertas tebal atau karton manila yang berlipat dan berbentuk segi empat panjang berguna untuk menyimpan, menempatkan arsip, atau satu bundel arsip di dalam. Folder sendiri berbentuk seperti stopmap folio, tetapi tidak menggunakan daun penutup mirip dengan snelhechter tetapi tidak dijepit.

Sebuah folder menggunakan tab seperti bagian yang menonjol di samping folder untuk memberikan kode-kode atau penamaan pada masing-masing kebutuhan per tab.

3.     Laci

Laci mempunyai ruang yang lebih banyak dan kapasitas relatif lebih besar dari brankas, pengguna bisa menempatkan lebih banyak barang yang hendak disimpan.

Dari segi material, laci terdiri beberapa pilihan. Bisa terbuat dari plastik bermotif anyaman, kayu ataupun besi. Untuk menyimpan berkas dan barang berharga, perlu memastikan secara rutin kondisi barang-barang tersebut.

Laci terbuat dari kayu dengan material MDF (Medium Density Fiber), olahan kayu berupa papan dengan permukaan yang halus. Bahan ini kuat dan relatif awet. Selain itu, secara estetika, laci jenis ini bisa jadi favorit Anda karena bergaya rustic minimalis.

4.     Map

Map yaitu tempat penyimpanan surat atau menaruh arsip yang sudah dispesifikasikan dan berbentuk segiempat panjang serta memiliki lebar yang hampir sama dengan folder. Map memiliki sebutan yang berbeda-beda, seperti stopmap folio, portapel, snelhechter, dan ordner.

Menyimpan map pun memiliki cara yang berbeda-beda tergantung dari jenis map. Map sangat umum untuk digunakan, maka tidak heran map selalu menjadi incaran jika dibutuhkan untuk menyimpan sebuah surat.

5.     Filing Cabinet

Filling Cabinet merupakan furniture kantor yang biasa menjadi tempat penyimpanan folder atau map seperti sebuah cabinet berlaci dan berbahan dasar besi.

Tempat penyimpanan berkas ini mempunyai beberapa ragam bentuk, mulai dari berlaci tunggal, ganda, dan jenis lainnya. Tingkat keamanan cabinet ini juga cukup baik untuk menyimpan surat yang berharga dan memiliki lock system agar surat terjaga dengan aman.

6.     Brankas

Jika keamanan surat merupakan prioritas utama, maka brankas bisa menjadi alternatif perabot penting yang harus dimiliki. Brankas bukan hanya untuk menyimpan perhiasan atau logam mulia saja, tetapi brankas juga digunakan untuk menyimpan surat-surat penting milik pribadi atau keluarga.

Karena intinya brankas ini sangat berguna untuk melindungi barang dan surat penting dari bahaya pencurian dan kebakaran. Jenis-jenis brankas yang harus kalian ketahui yaitu : Steel Safes, Fire Safes, dan Fire and Regular Safes

Untuk menyimpan surat, terlebih dahulu menyimpannya di dalam tempat penyimpanan awal selain sebagai solusi manajemen surat juga agar terlihat rapi dan akan memudahkan mencarinya saat ditaruh pada tempat penyimpanan surat fisik.

Itulah beberapa tempat menyimpan surat yang bisa kamu gunakan agar ruangan terlihat rapi sehingga dalam mencari tidak harus membuka satu persatu. Ada sedikit informasi jika kamu membutuhkan mesin pengupas bawang dapat menghubungi kami.